Klachten- en integriteitsregeling Quiet 

versie 6 september 2020 

De medewerkers en vrijwilligers van Quiet doen hun uiterste best om jou zo goed mogelijk te helpen. Of je nu member, werknemer, vrijwilliger of sponsor bent; het kan voorkomen dat je bij Quiet tegen iets aanloopt, iets opmerkt of problemen ondervindt waarvan je vindt dat dit breder in de organisatie bekend moet zijn en er actie ondernomen moet worden. Dat kan voor iets -relatiefs- kleins zijn, maar kan ook om ernstige zaken gaan. Voor dit soort situaties heeft Quiet een klachten- en integriteitsregeling waarin uitgelegd wordt wat het verschil tussen een klacht en een integriteitsmelding is. 

Wat is een Klacht? 

Een klacht is bedoeld om aan te geven dat iets niet op een juiste wijze is verlopen, je ontevreden bent, iets hebt gesignaleerd of iets hebt meegemaakt waarvan je vindt dat het anders had moeten verlopen. 

Voorbeeld: je bent member en ontvangt een product via Quiet en het product blijkt kapot te zijn. Of je krijgt de mogelijkheid een aanbieding te gebruiken, maar de sponsor zegt van niks te weten. Of de gastvrouw/gastheer kon geen enkele vraag beantwoorden, terwijl je net naar deze persoon was doorverwezen. 

Wat is een Integriteitsschending? 

Een integriteitsschending gaat om ernstige zaken. We onderscheiden drie verschillende soorten integriteitsschendingen: 

  1. Interpersoonlijke schendingen; denk aan discriminatie, intimidatie, vernedering, geweld, pesten, ongewenste intimiteit, grensoverschrijdend gedrag, seksuele intimidatie, seksueel geweld. Voorbeeld: een werknemer stuurt jou ongepaste berichten.
  2. Schendingen rond machtsmisbruik; denk aan corruptie, belangenverstrengeling, schaden van privacy of verwijtbare nalatigheid. Voorbeeld: een werknemer schrijft vrienden in als member.
  3. Financiële schendingen; denk aan fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde goederen of diensten, verwijtbare verspilling. Voorbeeld: een werknemer maakt zelf gebruik van aanbiedingen die niet voor hem/haar bedoeld zijn of neemt bonnen/producten mee naar huis of geeft deze aan vrienden.

Hoe dien je een klacht in? 

Als het mogelijk is, vinden wij het fijn als een klacht eerst wordt gedeeld met de direct betrokken personen. Diegene kan dan zelf proberen de klacht op te lossen. Wil je de klacht liever volgens onderstaande route indienen, dan mag dat natuurlijk. 

Een klacht kan het beste worden opgelost, wanneer zo duidelijk mogelijk is wat de klacht inhoudt. Noteer daarom altijd goed wat de klacht precies is, wanneer een gebeurtenis heeft plaatsgevonden en wie erbij betrokken waren. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Vermeld daarom altijd jouw voor- en achternaam, jouw functie/betrokkenheid bij Quiet en e-mailadres en telefoonnummer. 

Wanneer je bij Quiet een klacht hebt over het handelen van een persoon of over de organisatie, dan is het belangrijk dat je goed en snel bij de juiste persoon terecht kunt. Hieronder leggen we uit waar en hoe een klacht kan worden ingediend. Wil je hulp bij het indienen van jouw klacht, vraag dan een vrijwilliger of medewerker om advies. 

Ben je een member? 

Voor klachten over Quiet kun je naar de lokale projectleider / teamleider. Heb je een klacht over deze projectleider / teamleider, dan kun je naar het bestuur van de Quiet Community waar je member bent. Alle contactgegevens zijn te vinden op de website van Quiet via https://quiet.nl/contact/

Heb je een klacht over dit bestuur? Dan kun je terecht bij het bestuur van Quiet Nederland via klachten@quiet.nl (deze e-mails komen bij de Teamleider Nederland). 

Ben je vrijwilliger/werknemer bij een community of bij Quiet Nederland en heb je een klacht die verband houdt met jouw werk als vrijwilliger/werknemer? 

Je kunt jouw klacht indienen bij het bestuur van jouw community (als je vrijwilliger/werknemer bent bij die community) of bij Quiet Nederland (als je daar vrijwilliger/werknemer bent) . Alle contactgegevens zijn te vinden op de website van Quiet via https://quiet.nl/contact/

Als jouw klacht bij de community niet naar tevredenheid wordt opgelost, kun je een verzoek voor bemiddeling indienen bij Quiet Nederland via klachten@quiet.nl (deze e-mails komen bij de Teamleider Nederland). Quiet Nederland probeert dan samen met alle betrokkenen een oplossing te zoeken waarin iedereen zich kan vinden. Let wel, je moet dus eerst samen met het bestuur van de eigen community proberen eruit te komen. 

Ben je sponsor, maatschappelijk partner of op andere wijze betrokken en heb je een klacht over een community? 

Je kunt jouw klacht bij de projectleider/teamleider en/of het bestuur van de betreffende community indienen. Alle contactgegevens zijn te vinden op de website van Quiet via https://quiet.nl/contact/

Als jouw klacht bij de community niet naar tevredenheid wordt opgelost, kun je een verzoek voor bemiddeling indienen bij Quiet Nederland via klachten@quiet.nl  (deze e-mails komen bij de Teamleider Nederland). Quiet Nederland zal dan proberen samen met alle betrokkenen een oplossing te zoeken waarin iedereen zich kan vinden. Let wel, je moet dus eerst samen met het bestuur van de community proberen eruit te komen. 

Ben je een member, vrijwilliger of werknemer van een Quiet Community en heb je een klacht over een andere community of over Quiet Nederland? 

Je kunt jouw klacht dan via jouw lokale bestuur indienen bij het bestuur van die andere community of bij het bestuur van Quiet Nederland. Alle contactgegevens zijn te vinden op de website van Quiet via https://quiet.nl/contact/

Als een klacht tussen community’s niet naar tevredenheid wordt opgelost, kun je een verzoek om bemiddeling indienen bij Quiet Nederland via klachten@quiet.nl (deze e-mails komen bij de Teamleider Nederland). Quiet Nederland probeert dan samen met alle betrokkenen een oplossing te zoeken waarin iedereen zich kan vinden. Let wel, je moet dus eerst als community’s proberen er samen uit te komen. 

Wat kan je doen bij een (vermoeden van een) integriteitsschending? 

Een integriteitsschending is een ernstige zaak. Of dit nu bij jezelf of bij iemand anders gebeurt, het is goed dit te melden. Ook wanneer je een concreet vermoeden hebt of niet helemaal zeker bent, maar er wel over wilt praten, kun je dit melden. 

Wil je (eerst) spreken met een vertrouwenspersoon? 

Wanneer jouw lokale community een vertrouwenspersoon heeft ingesteld, is het verstandig eerst contact op te nemen met deze vertrouwenspersoon via e-mail of telefoon. De contactgegevens vind je op de website op de contactpagina van jouw lokale community. De vertrouwenspersoon handelt onafhankelijk en in vertrouwen. De vertrouwenspersoon zal zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met jou voeren. Doel van dit gesprek is: 

  1. De mogelijkheid bieden om jouw verhaal te kunnen vertellen.
  2. Verhelderen of het inderdaad gaat om een integriteitsschending of om iets anders, bijv. een arbeidsconflict of een klacht.
  3. Samen bepalen wat de best mogelijke vervolgstappen zijn.
  4. Jou ondersteunen bij het nemen van een besluit over het wel/niet nemen van vervolgstappen.

Mogelijke vervolgstappen kunnen zijn: 

  • In geval de melding geen betrekking heeft op een integriteitsschending, maar wel als klacht is op te pakken: een klacht indienen volgens de klachtenregeling. 
  • In geval van integriteitsschending: melding doen bij de lokale community. De vertrouwenspersoon kan jou begeleiden in het contact met de projectleider/teamleider of het bestuur. 
  • De vertrouwenspersoon kan jou indien nodig doorverwijzen naar externe organisaties. 
  • Geen vervolgstappen wanneer je hiervan af wilt zien (tenzij de wet ons ander voorschrijft, bijvoorbeeld bij een strafbaar feit). 

Hoe meld je zelf een (vermoeden van een) integriteitsschending? 

Wanneer er geen lokale vertrouwenspersoon is of je wilt geen gesprek aangaan met een vertrouwenspersoon, dan kun je er ook voor kiezen om direct zelf een melding te doen. 

Een melding van een integriteitsschending moet serieus worden opgepakt. Dat kan het beste wanneer zo duidelijk mogelijk is wat er is gebeurd, wanneer dit is gebeurd en wie erbij betrokken waren. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen. Vermeld daarom altijd jouw voor- en achternaam, jouw functie/betrokkenheid bij Quiet, jouw e-mailadres en telefoonnummer. Uiteraard zullen wij jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. 

Het eerste aanspreekpunt voor een integriteitsmelding is de lokale projectleider/teamleider. Wanneer de lokale projectleider/teamleider zelf betrokken is bij de melding, dan is de melding te sturen aan de voorzitter van het lokale bestuur. Alle contactgegevens zijn te vinden op de website van Quiet via https://quiet.nl/contact/

Wat gebeurt er na je melding? 

Stap 1: behandeling 

De lokale projectleider/teamleider en/of het lokale bestuur behandelen de melding zo snel mogelijk. Op zo’n kort mogelijke termijn vindt overleg plaats hoe de melding wordt opgepakt. Meestal zal er eerst een persoonlijk gesprek plaatsvinden, fysiek of telefonisch. De projectleider/teamleider, het bestuur of een externe onderzoekt de melding daarna. Daarbij is ook hoor en wederhoor van alle betrokken personen nodig. 

Soms kan het bestuur besluiten om voorlopige maatregelen in te stellen tegen de betrokken personen. Zo zorgen we ervoor dat de (vermeende) schending niet verder kan gaan en meer schade veroorzaakt. Denk daarbij aan het voorlopig op non actief zetten van een member, vrijwilliger of medewerker of het voorlopig niet meer samenwerken met een sponsor. 

Stap 2: Besluit over te nemen maatregelen 

Na behandeling van je melding neemt het bestuur een definitief besluit over de te nemen maatregelen. Wanneer een vertrouwenspersoon betrokken is geweest, vraagt het bestuur deze ook om advies. Het besluit is erop gericht alle maatregelen te treffen die nodig zijn om verdere integriteitsschendingen en/of grensoverschrijdend gedrag structureel te beëindigen en te voorkomen én om degene die de integriteitsschending heeft gedaan hierop aan te spreken en eventuele schade ongedaan te laten maken. Wanneer er sprake is van een strafbaar feit, kan het bestuur aangifte doen of de melder vragen om aangifte te doen. Wanneer er financiële schade is, kan het bestuur dit terugvorderen van de dader. 

Stap 3: Informeren betrokkenen 

De volgende personen worden geïnformeerd over het definitieve besluit en de daaruit voortvloeiende maatregelen: 

  1. De melder. 2. De dader(s). 3. De vertrouwenspersoon. 

Met toestemming van de melder, kunnen eventuele andere personen geïnformeerd worden. Denk daarbij aan de members, vrijwilligers of werknemers. 

Stap 4: Afsluiting melding 

Wanneer het besluit is genomen en alle maatregelen zijn uitgevoerd, wordt de melding afgesloten, door zowel het bestuur als de vertrouwenspersoon. Ben je ontevreden over de manier waarop de melding is opgepakt door de lokale projectleider/teamleider of het lokale bestuur? Dan kun je je richten tot de landelijk teamleider of het landelijk bestuur van Quiet Nederland. 

Winkelmandje
  • No products in the cart.